Оставьте заявку
Мы свяжемся с вами для уточнения информации
Нажимая на кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных
Как выбрать MICE-агентство?
4 признака профессионалов
Итак, ваша компания решилась на выездное корпоративное мероприятие. Как быть уверенными, что поездка не только станет офисной легендой, но и решит бизнес-задачи? Конечно, обратиться к профи. Подсказываем, как распознать тех самых.
Шаг 1 - Изучаем сайт
Звучит банально, но открытые источники — «лицо» агентства. Если стилю, тексту и удобству пользователя уделено внимание, это уже хороший знак. А если компания уверенно транслирует свои ценности, значит, позаботится и о ваших.
Главный капитал любого MICE-агентства — (подтвержденный) опыт. Обязательно изучите количество и качество кейсов. Насколько они релевантны? Скажем, компания предлагает и свадьбы, и корпоративные туры? Или относит себя к бизнес-сегменту, но сконцентрирована на выставках и конференциях?
Главный капитал любого MICE-агентства — (подтвержденный) опыт. Обязательно изучите количество и качество кейсов. Насколько они релевантны? Скажем, компания предлагает и свадьбы, и корпоративные туры? Или относит себя к бизнес-сегменту, но сконцентрирована на выставках и конференциях?
Помним: выездное корпоративное мероприятие — это отдельный формат. Со своей спецификой: от сложной логистики до персонализированной программы. Обратите внимание, как именно агентство решало подобные задачи?
Для этого ищем в кейсах качественные фото- и видеоматериалы c мероприятий. Стоковые фото — плохой знак, даже если с них на вас смотрит самый белозубый HR из возможных. Если фото нет, велика вероятность, что и классных кейсов нет тоже.
Фото и описание найдены? Отлично, изучаем. Насколько кейсы современны и концептуальны? Концепция — это наличие объединяющей идеи и четкое следование ей. У мероприятия должна быть своя айдентика: название, слоган, визуальное оформление. И набор активностей, как правило, всему этому соответствует.
Например, корпоративный выезд «Место силы» в Грузию. В основе — характерная для региона идея общности, доверия и многоголосия. В программе — винный квест с коллективным топтанием винограда и слепой дегустацией и, конечно, выступление национального хора. В основе айдентики — грузинский алфавит.
Фото и описание найдены? Отлично, изучаем. Насколько кейсы современны и концептуальны? Концепция — это наличие объединяющей идеи и четкое следование ей. У мероприятия должна быть своя айдентика: название, слоган, визуальное оформление. И набор активностей, как правило, всему этому соответствует.
Например, корпоративный выезд «Место силы» в Грузию. В основе — характерная для региона идея общности, доверия и многоголосия. В программе — винный квест с коллективным топтанием винограда и слепой дегустацией и, конечно, выступление национального хора. В основе айдентики — грузинский алфавит.
И не забудем про отзывы. «Сарафанное радио» актуально всегда. Загляните в соответствующий раздел на сайте или поспрашивайте тех, кто уже успел поработать с агентством — мир бизнеса тесен, и обычно сообщество щедро делится рекомендациями.
Шаг 2 - Связываемся с агентством
Оставляем заявку и ждем. Как быстро с вами связались? Подсказываем: адекватная скорость — буквально 15 минут. Менеджер задаст пару уточняющих вопросов и назначит бриф.
Бриф — это установочная встреча, обычно в формате видеозвонка. Она нужна, чтобы организатор определил бизнес-задачу выездного мероприятия и основные пожелания клиента. Если агентство высылает шаблон, который вам нужно заполнить самостоятельно — это провал. Над мероприятием работаете не вы: работает MICE-агентство.
Бриф — это установочная встреча, обычно в формате видеозвонка. Она нужна, чтобы организатор определил бизнес-задачу выездного мероприятия и основные пожелания клиента. Если агентство высылает шаблон, который вам нужно заполнить самостоятельно — это провал. Над мероприятием работаете не вы: работает MICE-агентство.
Что обсуждают на брифе?
- Цель мероприятия? Какие впечатления/мысли должны остаться после?
- Для кого мы его проводим? Количество, средний возраст и профессия участников.
- Был ли у компании опыт подобных мероприятий? Что понравилось, а чего хотелось бы избежать?
- Бюджет, предпочтительные направления, особенности логистики.
- Общие пожелания по формату/расписанию/активностям. Будет ли деловая встреча? Гала-ужин? Фото- и видеосъемка?
Результат грамотно проведенного брифа — выяснение цели и общего запроса клиента. Детали — позднее. На этом этапе важно не что именно подавать на welcome в отеле, шампанское или вино, а нужен ли алкоголь в принципе.
Обещание «воплотить все ваши желания» — не всегда показатель качества услуг. Например, на запрос организовать корпоративное путешествие уровня VIP в Карелию на 200 человек опытный организатор с ходу ответит, что отелей такого уровня там просто-напросто нет. На вопрос «Нужны ли загранпаспорта в Армению?» ответ может быть только один. И это не «мы уточним», а «конечно, нет». Поверьте, знает ли менеджер регион и свое дело, вы легко поймете уже на этом этапе.
Просто отлично, если с брифа вы уходите с дополнительными вопросами «на подумать». Например, сколько человек летят из разных городов и стран? Нужен ли вам мерч? Значит, вы об этом не подумали, а агентство подумало. Хороший знак.
И не забываем про комфорт коммуникации. Как разговаривают и выглядят представители агентства — тоже важно. MICE — это про бизнес. Видеозвонок с телефона из машины, ближайшего «Перекрестка» или даже с пляжа (поверьте, бывает и такое) недопустим.
Обещание «воплотить все ваши желания» — не всегда показатель качества услуг. Например, на запрос организовать корпоративное путешествие уровня VIP в Карелию на 200 человек опытный организатор с ходу ответит, что отелей такого уровня там просто-напросто нет. На вопрос «Нужны ли загранпаспорта в Армению?» ответ может быть только один. И это не «мы уточним», а «конечно, нет». Поверьте, знает ли менеджер регион и свое дело, вы легко поймете уже на этом этапе.
Просто отлично, если с брифа вы уходите с дополнительными вопросами «на подумать». Например, сколько человек летят из разных городов и стран? Нужен ли вам мерч? Значит, вы об этом не подумали, а агентство подумало. Хороший знак.
И не забываем про комфорт коммуникации. Как разговаривают и выглядят представители агентства — тоже важно. MICE — это про бизнес. Видеозвонок с телефона из машины, ближайшего «Перекрестка» или даже с пляжа (поверьте, бывает и такое) недопустим.
Шаг 3 - Оцениваем предложение
Насколько быстро после брифа агентство вернулось с предложением? 2 недели — непростительно долго. Срок до 1,5 недель — максимальный, и только если мероприятие очень сложное. В основном подготовка предложения занимает 4-5 дней, иногда меньше.
Хорошее MICE-агентство будет стремиться не просто «выслать файл», а тщательно презентовать предложение. Это снова может быть видеозвонок, на котором вам в красках и деталях расскажут о концепции и ответят на все вопросы. В итоге вы должны получить четкую картину будущего мероприятия. И ответ на главный вопрос: как именно будут решаться бизнес-задачи? В качестве сопроводительных материалов обычно прилагаются презентация и смета.
Конечно, в предложении важен визуал. Если в презентации все сведено к единому стилю, отсутствует «поехавший» текст, тщательно подобраны фото, стоит порадоваться. Визуал — важнейший инструмент для любого event-агентства. Если организатор внимателен к себе, то же будет и с мероприятием.
Хорошее MICE-агентство будет стремиться не просто «выслать файл», а тщательно презентовать предложение. Это снова может быть видеозвонок, на котором вам в красках и деталях расскажут о концепции и ответят на все вопросы. В итоге вы должны получить четкую картину будущего мероприятия. И ответ на главный вопрос: как именно будут решаться бизнес-задачи? В качестве сопроводительных материалов обычно прилагаются презентация и смета.
Конечно, в предложении важен визуал. Если в презентации все сведено к единому стилю, отсутствует «поехавший» текст, тщательно подобраны фото, стоит порадоваться. Визуал — важнейший инструмент для любого event-агентства. Если организатор внимателен к себе, то же будет и с мероприятием.
На что обратить внимание в первую очередь? На соответствие предложения брифу. Если вы IT-компания со средним возрастом сотрудников 25+, а в программе гордо красуется посещение филармонии, стоит задуматься. А если хедлайнер гала-ужина — «Каста», организатор «видит вас» (почти как в «Аватаре»). Программа должна не столько поражать воображение нестандартностью ради нестандартности — она должна быть для вас и про вас.
Еще один важный момент — адекватность тайминга. В один день нельзя уместить все, даже если очень хочется. Эксперты это учтут.
Еще один важный момент — адекватность тайминга. В один день нельзя уместить все, даже если очень хочется. Эксперты это учтут.
Шаг 4 - Изучаем смету
Клиент имеет право выбирать. Все вышеперечисленное вы получаете ДО этапа подписания договора. Если для подготовки презентации и сметы агентство просит предоплату, запрашивает реквизиты или просит поставить подпись — оно едва ли в вас заинтересовано.
Организаторы должны быть готовы открыто обсуждать бюджет и обосновывать каждый пункт сметы. Это вовсе не «неудобная» тема. Вы должны четко понимать, что сколько стоит и почему. Если диджей показался дорогим, смело задавайте вопросы. В ответ профи обоснуют вам стоимость до мелочей. Например: № 1 в топе России, в стоимость включен перелет, проживание, техрайдер и так далее.
При этом желание вписаться в ваши ценовые ожидания и рамки — тоже знак качества. Если программа понравилась, но бюджет превысил комфортный лимит, вам обязательно предложат альтернативы. Например, ужин можно провести и не в роскошном лагере в пустыни в компании бедуинов, а на площадке отеля.
В смете снова смотрим на стройность оформления. Дьявол в деталях, предательский комментарий из старого шаблона однозначно должен смутить. И, конечно, чем подробнее прописана специфика цены в строке, тем лучше. Загадочный «Креативный продюсер» за 200 000 руб. однозначно должен насторожить. А вот пункт «Сопровождение на площадке» — порадовать. Координатор — это гарантия, что в день X вам не придется отвлекаться на оргмоменты и самим разбираться с форс-мажорами.
Сориентировать по ценам? Четкая формула стоимости организации корпоративного мероприятия и примерные расценки, с которыми работаем мы, прописаны здесь.
Организаторы должны быть готовы открыто обсуждать бюджет и обосновывать каждый пункт сметы. Это вовсе не «неудобная» тема. Вы должны четко понимать, что сколько стоит и почему. Если диджей показался дорогим, смело задавайте вопросы. В ответ профи обоснуют вам стоимость до мелочей. Например: № 1 в топе России, в стоимость включен перелет, проживание, техрайдер и так далее.
При этом желание вписаться в ваши ценовые ожидания и рамки — тоже знак качества. Если программа понравилась, но бюджет превысил комфортный лимит, вам обязательно предложат альтернативы. Например, ужин можно провести и не в роскошном лагере в пустыни в компании бедуинов, а на площадке отеля.
В смете снова смотрим на стройность оформления. Дьявол в деталях, предательский комментарий из старого шаблона однозначно должен смутить. И, конечно, чем подробнее прописана специфика цены в строке, тем лучше. Загадочный «Креативный продюсер» за 200 000 руб. однозначно должен насторожить. А вот пункт «Сопровождение на площадке» — порадовать. Координатор — это гарантия, что в день X вам не придется отвлекаться на оргмоменты и самим разбираться с форс-мажорами.
Сориентировать по ценам? Четкая формула стоимости организации корпоративного мероприятия и примерные расценки, с которыми работаем мы, прописаны здесь.
И еще. Организация корпоративных поездок иногда занимает до нескольких месяцев. Уделите внимание человеческому фактору. Ни на что не намекаем, но выбирайте команду, общение с которой будет не только эффективным, но и приятным.