Оставьте заявку
Мы свяжемся с вами для уточнения информации
Нажимая на кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных
Выездное корпоративное мероприятие за 6 шагов
Понятный гайд для клиентов MICE-агентств
Вы решились на корпоративный ивент. Что делать дальше?
Организация такого события — непростой процесс, от зачастую сложной логистики до нестандартных нюансов программы. Чтобы все прошло как по маслу — доверьтесь профессионалам.
Этап 1. Подготовка
Определяемся с вводными
Зачем вам корпоративное мероприятие?
Движ ради движа — такое точно не работает в бизнес-среде. У всего должны быть задачи. Какие 7 весомых причин организовать корпоративный ивент могут быть у вас, рассказали здесь.
Когда вы хотите провести мероприятие?
Учитываем и сезон, и рабочую загрузку компании. На время выезда точно не должны накладываться важные бизнес-события, горящие отчеты, период отпусков или командировки топов.
Движ ради движа — такое точно не работает в бизнес-среде. У всего должны быть задачи. Какие 7 весомых причин организовать корпоративный ивент могут быть у вас, рассказали здесь.
Когда вы хотите провести мероприятие?
Учитываем и сезон, и рабочую загрузку компании. На время выезда точно не должны накладываться важные бизнес-события, горящие отчеты, период отпусков или командировки топов.
Обращаться в агентство стоит минимум за 1-2 месяца — и это только в случае с простой программой в России или безвизовых странах. Организация корпоративных мероприятий средней сложности занимает 2-3 месяца, крупных и сложных — от полугода до года.
На степень сложности влияют: количество участников, эксклюзивность программы, доступность направлений, наличие виз, логистика. Но формула неизменна — чем раньше вы обратитесь в агентство по организации мероприятий, тем лучше.
На степень сложности влияют: количество участников, эксклюзивность программы, доступность направлений, наличие виз, логистика. Но формула неизменна — чем раньше вы обратитесь в агентство по организации мероприятий, тем лучше.
Сколько участников?
Поедут ли все сотрудники, или один отдел? Или выезд планируется только для топ-менеджмента? Возможно, участники — ваши партнеры?
Какую сумму вы готовы потратить на корпоративный ивент?
Даже если не знаете расценок (хотя примерные всегда можно посмотреть, например, здесь) — у компании наверняка есть психологически комфортный лимит трат на мероприятие. Обязательно озвучьте его и себе, и агентству: так вы сильно сэкономите ресурсы за счет отсева неподходящих вариантов.
Логистические нюансы
Из каких стран и городов поедут участники? Это будет выезд из одной точки, или есть задача собрать команду со всего мира? Пожалуй, один из ключевых факторов при выборе направления: например, корпоративный офсайт в Турции — почти беспроигрышный: рейсы в Стамбул или Анталию летают буквально отовсюду.
Плюс стоит узнать, у кого из сотрудников уже есть визы и загранпаспорта и кто из них мог бы решить этот вопрос в ближайшее время. Если у большей части участников не оформлены документы, логичнее рассмотреть поездки по России (корпоративные туры на Камчатку или в Сочи — прекрасные варианты), либо в Армению, Беларусь и Казахстан, куда можно въезжать по внутренним российским паспортам.
Поедут ли все сотрудники, или один отдел? Или выезд планируется только для топ-менеджмента? Возможно, участники — ваши партнеры?
Какую сумму вы готовы потратить на корпоративный ивент?
Даже если не знаете расценок (хотя примерные всегда можно посмотреть, например, здесь) — у компании наверняка есть психологически комфортный лимит трат на мероприятие. Обязательно озвучьте его и себе, и агентству: так вы сильно сэкономите ресурсы за счет отсева неподходящих вариантов.
Логистические нюансы
Из каких стран и городов поедут участники? Это будет выезд из одной точки, или есть задача собрать команду со всего мира? Пожалуй, один из ключевых факторов при выборе направления: например, корпоративный офсайт в Турции — почти беспроигрышный: рейсы в Стамбул или Анталию летают буквально отовсюду.
Плюс стоит узнать, у кого из сотрудников уже есть визы и загранпаспорта и кто из них мог бы решить этот вопрос в ближайшее время. Если у большей части участников не оформлены документы, логичнее рассмотреть поездки по России (корпоративные туры на Камчатку или в Сочи — прекрасные варианты), либо в Армению, Беларусь и Казахстан, куда можно въезжать по внутренним российским паспортам.
Корпоративные путешествия по России с нами — не менее захватывающие, чем зарубежные!
Пожелания по программе
Предпочтительны только развлечения, либо в мероприятие нужно включить и бизнес-часть — ретроспективу, стратегическую сессию или мастер-класс от топового спикера? Может быть, вас уже вдохновил какой-то кейс агентства (если еще нет — можно посмотреть их здесь)? Или в офисе давно витала фантастическая идея вроде яхтинга на необитаемый остров или квест-игры в стиле «голодных игр» в знойной пустыне? Не стесняйтесь — расскажите об этом.
Оптимальная длительность мероприятия
Помним — один день мы закладываем на логистику туда, и один день — на логистику обратно. Рассматривать день прилета и вылета как программный можно только в случае, как участники прилетают в одно время.
Между логистическими днями ними стоит оставить хотя бы 2 дня на программу. Значит, минимальная комфортная продолжительность корпоративного выездного мероприятия — 4 дня. Максимальная — неделя. К концу 7-х суток обычно «выдыхаются» даже самые стойкие.
Предпочтительны только развлечения, либо в мероприятие нужно включить и бизнес-часть — ретроспективу, стратегическую сессию или мастер-класс от топового спикера? Может быть, вас уже вдохновил какой-то кейс агентства (если еще нет — можно посмотреть их здесь)? Или в офисе давно витала фантастическая идея вроде яхтинга на необитаемый остров или квест-игры в стиле «голодных игр» в знойной пустыне? Не стесняйтесь — расскажите об этом.
Оптимальная длительность мероприятия
Помним — один день мы закладываем на логистику туда, и один день — на логистику обратно. Рассматривать день прилета и вылета как программный можно только в случае, как участники прилетают в одно время.
Между логистическими днями ними стоит оставить хотя бы 2 дня на программу. Значит, минимальная комфортная продолжительность корпоративного выездного мероприятия — 4 дня. Максимальная — неделя. К концу 7-х суток обычно «выдыхаются» даже самые стойкие.
Этап 2. Обращение в mice-агентство
Доносим свои вводные агентству и определяемся с направлением
Размышления над запросами из предыдущего этапа — прекрасная основа для брифа с ивент-специалистами. Обычно он проходит в формате видеозвонка. Не переживайте — опытное агентство полностью возьмет модерацию на себя. Вам останется только отвечать на вопросы.
Агентство на основе ваших вводных предлагает несколько направлений и предоставляет их сравнительный анализ. Тут вы понимаете, что где-то все прекрасно, но, увы, пересадка займет целых 12 часов. А где-то цены особенно радуют — но лишь потому, что даты приходятся на сезон дождей или, наоборот, самый пик экваториальной жары (например: организация корпоративных туров в ОАЭ предпочтительна только с октября по апрель).
И, конечно, среди вариантов обязательно найдется тот самый: с удобным перелетом, классными развлечениями, комфортным климатом и подходящей ценой. Его и выбираем
.
Кстати, про топ-8 безвизовых направлений делового корпоративного туризма рассказывали здесь. Почитайте, если хотите узнать, где вас ждет идеальная программа при полном отсутствии проблем с документами.
Агентство на основе ваших вводных предлагает несколько направлений и предоставляет их сравнительный анализ. Тут вы понимаете, что где-то все прекрасно, но, увы, пересадка займет целых 12 часов. А где-то цены особенно радуют — но лишь потому, что даты приходятся на сезон дождей или, наоборот, самый пик экваториальной жары (например: организация корпоративных туров в ОАЭ предпочтительна только с октября по апрель).
И, конечно, среди вариантов обязательно найдется тот самый: с удобным перелетом, классными развлечениями, комфортным климатом и подходящей ценой. Его и выбираем
.
Кстати, про топ-8 безвизовых направлений делового корпоративного туризма рассказывали здесь. Почитайте, если хотите узнать, где вас ждет идеальная программа при полном отсутствии проблем с документами.
Именно на этапе обращения в агентство происходит выбор направления. Конечно, вы уже могли нарисовать маршрут мечты, но лучше довериться профи. Мы точно знаем, какие места могут приятно удивить, а где сервис куда хуже, чем в лощеных буклетах. Наша команда изучила подводные камни многих направлений и точно порекомендует лучшее конкретно для вас.
Оман — потрясающий по нетривиальности маршрут. И да, виза не нужна
Этап 3. Финализация предложения
Получаем от агентства расчет бюджета и программу
Направление выбрано — теперь агентство готовит детальное предложение. То есть подбирает доступные отели, просчитывает логистику и, конечно, составляет полную программу под ваши пожелания. Как правило, на подготовку уходит 4-5 дней, дольше бывает лишь в редких и сложных случаях или при высокой загрузке агентства, об этом вас обязательно предупредят.
Назначается новая онлайн-встреча. Готовые материалы к ней — это полностью просчитанная смета проекта и детальная презентация. Агентство защищает предложенную концепцию — а вы можете задать любые вопросы и внести корректировки.
Нюансы вроде выбора алкоголя для гала-ужина пока не так важны, к ним мы вернемся на следующем этапе, но вот обратить внимание, соответствует ли предложение вашему запросу и бюджету, а также насколько насыщенна и уникальна программа, точно стоит. После согласования предложения заключается договор и вносится предоплата.
Приступаем к самому интересному.
Назначается новая онлайн-встреча. Готовые материалы к ней — это полностью просчитанная смета проекта и детальная презентация. Агентство защищает предложенную концепцию — а вы можете задать любые вопросы и внести корректировки.
Нюансы вроде выбора алкоголя для гала-ужина пока не так важны, к ним мы вернемся на следующем этапе, но вот обратить внимание, соответствует ли предложение вашему запросу и бюджету, а также насколько насыщенна и уникальна программа, точно стоит. После согласования предложения заключается договор и вносится предоплата.
Приступаем к самому интересному.
Этап 4. Работа по организации мероприятия
Работаем над организацией идеального мероприятия
У агентства начинается самая горячая пора — оно переходит в активную фазу работы над проектом. На этом этапе идет сбор документов, бронируются билеты, согласуются детали — от сценария гала-ужина до цвета вышивки на панаме.
Обычно общение с клиентом выстраивается в общем чате — с вами на связи руководитель проекта и ответственные члены проектной группы. Можно задавать любые вопросы и вносить предложения — команда старается учесть абсолютно всё.
Насколько активно клиенты MICE-агентств участвуют в подготовке корпоративного тура?
Вариант 1 - Активное участие
Компания-заказчик может согласовывать каждую деталь согласно строкам сметы, а также проводит еженедельные звонки для уточнения хода подготовки. В нашем агентстве блоки работы равномерно распределяются по неделям, поэтому можно отслеживать статусы регулярно.
Вариант 2 - Минимальное участие
Если хочется полностью устраниться из процесса и довериться агентству — так тоже можно. Мы в этом случае зададим ключевые вопросы и уйдем в самостоятельную работу. Но в любом случае поделимся гугл-документом, где можно в онлайн-режиме наблюдать за статусами по каждому блоку подготовки — все прозрачно и максимально понятно. В таблице распределены зоны ответственности: видно, кто за что отвечает и на каком этапе работа.
Можно выбрать и нечто среднее. Мы поддержим любой комфортный для вас формат.
Обычно общение с клиентом выстраивается в общем чате — с вами на связи руководитель проекта и ответственные члены проектной группы. Можно задавать любые вопросы и вносить предложения — команда старается учесть абсолютно всё.
Насколько активно клиенты MICE-агентств участвуют в подготовке корпоративного тура?
Вариант 1 - Активное участие
Компания-заказчик может согласовывать каждую деталь согласно строкам сметы, а также проводит еженедельные звонки для уточнения хода подготовки. В нашем агентстве блоки работы равномерно распределяются по неделям, поэтому можно отслеживать статусы регулярно.
Вариант 2 - Минимальное участие
Если хочется полностью устраниться из процесса и довериться агентству — так тоже можно. Мы в этом случае зададим ключевые вопросы и уйдем в самостоятельную работу. Но в любом случае поделимся гугл-документом, где можно в онлайн-режиме наблюдать за статусами по каждому блоку подготовки — все прозрачно и максимально понятно. В таблице распределены зоны ответственности: видно, кто за что отвечает и на каком этапе работа.
Можно выбрать и нечто среднее. Мы поддержим любой комфортный для вас формат.
Этап 5. Наслаждение мероприятием
Этот момент настал, и для вас это самая пора расслабиться!
Важно помнить — при работе с профессиональным MICE-агентством вам точно не придется работать на мероприятии. Все организационные моменты целиком и полностью лежат на команде проекта — вы не занимаетесь посадкой гостей в автобус или поиском менеджера отеля.
Исключения бывают. Например, если что-то требует согласования ответственного лица.
Представим: программа согласована до 01:00, но, кажется, гости не хотят расходиться. В этот момент организатор спросит, будем ли мы продолжать (при этом кост увеличится на столько-то) или плавно и деликатно завершим мероприятие по плану? Но важно, что ни одна трата сверх сметы не совершается без согласования клиента.
Исключения бывают. Например, если что-то требует согласования ответственного лица.
Представим: программа согласована до 01:00, но, кажется, гости не хотят расходиться. В этот момент организатор спросит, будем ли мы продолжать (при этом кост увеличится на столько-то) или плавно и деликатно завершим мероприятие по плану? Но важно, что ни одна трата сверх сметы не совершается без согласования клиента.
Координаторы от Adventure lab всегда сопровождают мероприятия, обеспечивая бесшовную организацию
Этап 5. Рефлексия
Собираем обратную связь и работаем над ошибками
После возвращения из корпоративного путешествия обязательно соберите обратную связь от сотрудников.
Это можно сделать в формате опроса с такими пунктами:
Затем обязательно стоит назначить финальную встречу с агентством. Грамотным организаторам мероприятий будет полезна как положительная, так и отрицательная обратная связь.
Например, на этапе согласования изысканное французское меню вам очень понравилось, но в процессе стало ясно, что картошка с мясом была бы более актуальна? Или другой вариант — весь офис остался в диком восторге от чилл-зоны с надувными фламинго? Супер, агентство будет радо узнать и о том, и о том — это поможет ему сделать следующие мероприятия еще круче.
Это можно сделать в формате опроса с такими пунктами:
- Оцените ваше общее впечатление от мероприятия по шкале от 0 до 10.
- Насколько вам понравились ключевые элементы мероприятия: бизнес-часть, площадка, развлекательная программа, питание?
- Довольны ли вы уровнем работы и клиентоориентированностью организаторов?
- Изменилось ли ваше отношение к компании и восприятие себя в команде?
Затем обязательно стоит назначить финальную встречу с агентством. Грамотным организаторам мероприятий будет полезна как положительная, так и отрицательная обратная связь.
Например, на этапе согласования изысканное французское меню вам очень понравилось, но в процессе стало ясно, что картошка с мясом была бы более актуальна? Или другой вариант — весь офис остался в диком восторге от чилл-зоны с надувными фламинго? Супер, агентство будет радо узнать и о том, и о том — это поможет ему сделать следующие мероприятия еще круче.
Если MICE-агентство не проводит звонок обратной связи — это говорит о непрофессионализме. Специалисты точно должны быть ориентированы на развитие и совершенствование навыков.
Ну и наконец, подписание закрывающих документов. Увлекательный маршрут под названием «корпоративное мероприятие» окончен. Но, можете смело довериться нашему опыту, после первого будут еще!